Ankestyrelsens principafgørelse F-1-05 om aktindsigt – løbende aktindsigt – part – regelmæssige mellemrum

256

Resume:

En kommune havde pligt til at give løbende aktindsigt med regelmæssige mellemrum i den sag i kommunen, som vedrørte støtte til familien i anledning af et barns handicap. Det var således ikke tilstrækkeligt, at give aktindsigt i forbindelse med partshøring før afgørelsen.

Af den forvaltningsretlige litteratur og en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand fremgår, at en part som hovedregel har ret til løbende aktindsigt.

Der forelå ikke sådanne særlige omstændigheder i sagen, at hovedreglen kunne fraviges.

Love:

Forvaltningsloven – lov nr. 571 af 19. december 1985 – § 9

Sagsfremstilling:

Familien havde to børn, en pige på 11 år og en dreng på 8 år. Drengen var autistisk. På grund af

drengens handicap havde familien behov for særlig støtte fra kommunen.

Forældrene anmodede kommunen om aktindsigt i de dokumenter, der måtte forefindes vedrørende familien, og derefter løbende aktindsigt.

Kommunen meddelte aktindsigt i sagens akter. Kommunen gav samtidig afslag på løbende

aktindsigt.

Afslaget var begrundet med, at kommunen var forpligtet til at partshøre i forbindelse med afgørelser, der skulle træffes. Parthøringen skulle ske i henhold til forvaltningslovens § 19. Begrundelsen var yderligere, at langt de fleste akter ville være familien bekendt, idet der ville være tale om korrespondance mellem familien og afdelingen.

Det sociale nævn traf afgørelse vedrørende løbende aktindsigt og fandt, at familien var berettiget til løbende aktindsigt, som beskrevet i begrundelsen.

I sin afgørelse skrev nævnet, at det af sagen fremgik, at kommunen havde afslået at give løbende aktindsigt med den begrundelse, at forældrene ville blive partshørt før kommunen traf afgørelser i sagen, og at forældrene i øvrigt var bekendt med sagens dokumenter, fordi den i det væsentlige omfattede korrespondance, som forældrene havde været involveret i.

Nævnet fandt ikke, at kommunen med den givne begrundelse havde været berettiget til at afslå anmodningen om løbende aktindsigt.

Nævnet havde herved lagt vægt på, at det fulgte af forvaltningslovens § 9 og den juridiske litteratur, at en myndighed som udgangspunkt var forpligtet til at efterkomme en anmodning fra en part om løbende aktindsigt. Myndigheden måtte herefter sørge for, at parten løbende eller i hvert fald med regelmæssige mellemrum blev gjort bekendt med nye dokumenter i sagen.

Kommunen klagede herefter over det sociale nævns afgørelse.

Kommunen mente ikke, at den havde pligt til at sende akter hver eneste gang der blev skrevet notater i journalen. Det var kommunens opfattelse, at man opfyldte forvaltningslovens krav, hvis man i forbindelse med partshøringen før afgørelser i sagen fremsendte de seneste akter.

Kommunen henviste til, at udgangspunktet for partens adgang til løbende aktindsigt i den juridiske litteratur ikke kunne antages at gælde for sager, hvor der blev truffet en række forskellige indbyrdes uafhængige afgørelser, og hvor sagsforløbet strakte sig over et længere tidsrum.

Ankestyrelsen besluttede at behandle sagen principielt med henblik på at belyse

parters ret til løbende aktindsigt.

Afgørelse:

Ankestyrelsen fandt, at kommunen havde pligt til at give løbende aktindsigt med regelmæssige

mellemrum.

Styrelsen var således enig i det sociale nævns afgørelse.

Ankestyrelsen lagde ved afgørelsen til grund, at klagen alene vedrørte spørgsmålet om kommunens pligt til at give løbende aktindsigt i den sag/de sager, som kommunen behandlede og traf afgørelse i, og som vedrørte hjælp til familien som følge af barnets handicap.

Ankestyrelsen fandt ikke, at der forelå sådanne særlige forhold i sagen, at kommunen kunne give afslag på løbende aktindsigt.

Begrundelsen var, at en part efter forvaltningslovens § 9 havde ret til at få aktindsigt i en sag, hvor der var eller ville blive truffet afgørelse.

Begrundelsen var yderligere, at det af den forvaltningsretlige litteratur og en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand fremgik, at en part som udgangspunkt havde ret til løbende aktindsigt. Det blev antaget at udgangspunktet dog kunne fraviges i sager, hvori der skulle træffes en række forskellige indbyrdes uafhængige afgørelser og sagsforløbet strakte sig over et længere tidsrum, f.eks. socialforvaltningens samlesager, hvor alle klientens forhold blev behandlet under et. Her måtte parten præcisere, hvilket spørgsmål han eller hun ønskede at følge. Der kunne bl.a. henvises til den kommenterede forvaltningslov ved John Vogter, 3. udgave, 2001, s. 289-290 og Folketingets Ombudsmands Beretning 1992, sag 4-1, s. 67 f.

Ankestyrelsen fandt ikke, at udgangspunktet kunne fraviges i denne sag. Ved denne vurdering blev der lagt vægt på, at de sager, hvor kommunen traf afgørelser om forskellige former for ydelser som følge af barnets handicap, vurderedes at have en indbyrdes tæt sammenhæng. Selv om der var tale om et længere sagsforløb, måtte afgørelserne antages at blive truffet på helt eller delvis det samme oplysningsgrundlag, på baggrund af beskrivelser af barnets handicap og hans og familiens særlige behov som følge af dette.

Ankestyrelsen bemærkede dog, at afgørelsen om at aktindsigt skulle gives med regelmæssige mellemrum ikke betød, at kommunen havde pligt til at give aktindsigt hver gang der tilgik et notat i sagen, som anført af kommunen i klagen.

Ankestyrelsen bemærkede i øvrigt til kommunens henvisning til reglerne om partshøring i klagen,

at forvaltningsloven havde forskellige regler, der regulerede aktindsigt respektive partshøring.

Aktindsigt skulle gives på baggrund af en anmodning fra en part og partshøring skulle ske på myndighedens initiativ. Loven stillede bl.a. forskellige krav i forhold til hvilke dokumenter, der skulle indgå i aktindsigt og hvilke dokumenter, der skulle partshøres over.

Forskellen mellem aktindsigt og partshøring var herudover bl.a. kommet til udtryk i retten til at klage. En myndigheds afgørelse om aktindsigt, fx om ikke at give aktindsigt i interne akter, kunne efter forvaltningslovens § 16, stk. 4 påklages særskilt til den myndighed, som var klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, begæringen om aktindsigt vedrørte.

Styrelsen var derfor enig med det sociale nævn i, at et afslag på aktindsigt, herunder på løbende aktindsigt, ikke kunne ske med henvisning til reglerne om partshøring.