Jura principper

Juridiske principper

Legalitetsprincippet

Legalitetsprincippet er et grundlæggende princip om at handlinger og afgørelser fra en myndighed skal have hjemmel i en lov enten direkte eller indirekte. Dette betyder så også, at en myndighed ikke må træffe afgørelser som strider mod gældende lov.

Legalitetsprincippet er ikke i nogen lov, men er en såkaldt retsgrundsætning, som er opstået som følge af domstolspraksis.

Hvis en myndighed ikke har overholdt legalitetsprincippet vil den trufne afgørelse som hovedregel være ugyldig. Det er i denne sammenhæng underordnet om afgørelsen er til fordel eller ulempe for en borger, organisation eller lignende. Afgørelsen kan dog opretholdes i helt særlige tilfælde, hvis der har været tale om en nødsituation, hvilket ikke kan beskrives i simpel form og derfor ikke vil blive uddybet her.

Garantiforskrifter

Garantiforskrifter er regler, der er så væsentlige for sagsbehandlingen, at overtrædelse af reglerne som udgangspunkt formodes at have indflydelse på udfaldet af en afgørelse.
Når Folketinget i f.eks. serviceloven, forvaltningsloven og retssikkerhedsloven har indført en række garantifor-skrifter, er det ud fra et klart ønske om, at kommunerne skal følge en bestemt metode/procedure m.v., når kommunen i en konkret sag skal træffe en afgørelse.
Hvis en myndighed ikke overholder en garantiforskrift, før den træffer afgørelse i en sag, er der tale om en generel væsentlig sagsbehandlingsfejl, der som udgangspunkt medfører, at en afgørelse er ugyldig. Hvis fejlen ikke skal medføre ugyldighed, skal myndigheden kunne bevise, at den begåede fejl ikke har haft indflydelse på afgørelsen.

Ordensforskrifter

Ordensforskrifter er regler, der ikke antages at have betydning for afgørelsens indhold. Derfor er konsekvenserne af en overtrædelse af en ordensforskrift ikke så alvorlig som overtrædelse af en garantiforskift. Reglen om sagsbehandlingsfrister i retssikkerhedslovens § 3 har karakter af en ordensforskrift.
Folketingets Ombudsmand har i FOU 2009.0406 udtalt sig om ordensforskrifter: ”Ordensforskrifterne har derimod ikke på samme måde (som garantiforskrifterne) til formål at garantere, at afgørelsen er korrekt og lovlig. Det har derfor ikke samme betydning for afgørelsens indhold (om den er korrekt og lovlig), hvis ordensforskrifterne ikke er overholdt. Som eksempler på ordensforskrifter nævnes ofte bl.a. afgørelsens form (skriftlig eller mundtlig) og klagevejledning. Også andre krav til forvaltningsmyndigheden, herunder f.eks. krav om hurtig sagsbehandling, sprogbrug og optræden, tjener andre formål end at sikre en korrekt og lovlig afgørelse.”

Genvurdering: Efter retssikkerhedslovens § 66 skal der i klagesager gives den myndighed, som har truffet en afgørelse, mulighed for at vurdere, om der er grundlag for at give klageren helt eller delvist medhold (remonstration). Der er tale om en ordensforskrift jf. principafgørelse 50-18.
Handleplan efter servicelovens § 141 er en ordensforskrift. Det har Ankestyrelsen slået fast i principafgørelse 60-18: Handleplanen har et fremadrettet sigte, herunder at beskrive formålet med indsatsen, hvilken indsats der er nødvendig og den forventede varighed af den indsats, som
kommunen har truffet afgørelse om at bevilge til borgeren efter serviceloven. Handleplanen har ikke betydning for afgørelsen om borgerens ret til støtte efter serviceloven. En handleplan og derved et
tilbud om handleplan er derfor ikke en garantiforskrift.

Eksempel i serviceloven på en garantiforskrift
Funktionsevne: Reglerne givet i funktionsevnebekendtgørelsen er garantiforskrifter. Det fremgår bl.a. af principafgørelse 50-19:
”hvis en kommune ikke har anvendt metoderne, lider kommunens afgørelse af en retlig mangel. Ankestyrelsen skal derfor foretage en konkret væsentlighedsvurdering af manglen, dvs. vurdere, om manglen har haft konkret betydning for kommunens afgørelse. Kommunen skal derfor have godtgjort i sagen, at den sagsoplysning, som kommunen har foretaget, konkret har inddraget de samme oplysninger og nået de samme konklusioner, som kommunen ville have nået, hvis metoderne havde
været anvendt”.

Eksempler i forvaltningsloven
Bisidder: Retten til at medtage en bisidder efter forvaltningslovens § 8 er også en garantiforskrift. Det fremgår af principafgørelse F-1-07:
”Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg fandt, at kommunen herved havde tilsidesat en garantiforskrift ved at nægte hende at medtage en bisidder. Kommunens afgørelse havde derfor en væsentlig retlig mangel, der medførte ugyldighed, medmindre det konkret kunne afkræftes, at manglen ikke havde påvirket afgørelsens resultat.”
I den konkrete sag fandt Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg ikke, at det kunne afkræftes.
Partshøring: Efter forvaltningslovens § 19 gælder det som hovedregel, at kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det er en garantiforskrift, hvilket bl.a. fremgår af principafgørelse 72-16: ”Reglerne om partshøring er en garantiforskrift, der medfører en afgørelses ugyldighed, medmindre
det kan udelukkes, at fejlen har haft betydning for afgørelsens resultat.”


Også ombudsmanden beskriver partshøring som en garantiforskrift:

”Når en myndighed skal afgøre en sag, skal sagens parter ofte have mulighed for at fremkomme med en udtalelse, før sagen afgøres. Myndighedernes pligt til på eget initiativ at partshøre er ikke blot en ret for borgeren, men er også af betydning for tilliden til den offentlige forvaltning. Samtidig er partshøring en nødvendig og vigtig del af myndighedens sagsoplysning. Manglende partshøring kan føre til, at der træffes en forkert afgørelse, fordi grundlaget for afgørelsen er forkert eller utilstrækkeligt. Derfor kaldes partshøring også en garantiforskrift – altså en regel, som er med til at garantere, at en afgørelse er lovlig og korrekt. Hvis reglen om partshøring ikke er overholdt, vil det kunne føre til, at afgørelsen i sagen er ugyldig, og at myndigheden må behandle sagen på ny”.

Eksempel i retssikkerhedsloven
Borgerinddragelse efter retssikkerhedslovens § 4 er en garantiforskrift. Det fremgår bl.a. af principafgørelse R-4-07:
”Formålet med denne regel om borgerinddragelse var at skabe garanti for, at sagen blev behandlet grundigt og alsidigt. Overtrædelsen af en sådan garantiforskrift betød som hovedregel, at en afgørelse var ugyldig, medmindre fejlen i den konkrete sag ikke havde haft betydning for afgørelsen.
Ankestyrelsen vurderede, at det ikke kunne udelukkes, at fejlen havde haft betydning for afgørelsens resultat. Fejlen medførte derfor, at kommunens og nævnets afgørelser var ugyldige.”


Andre eksempler
Du kan se andre eksempler på garantiforskrifter indenfor retssikkerhedslovens og forvaltningslovens områder i svar (S 167) fra 2004 til Folketingets Socialudvalg.

Ved klage
Hvis en borger klager over en afgørelse truffet af kommunen i en sag inden for det sociale område, vil Ankestyrelsen som udgangspunkt automatisk vurdere, om en garantifor-skrift er overtrådt.
Folketingets Ombudsmand har udtalt sig herom i FOU 2002-313:
”I det omfang sagsbehandlingsreglerne har karakter af garantiforskrifter, hvis tilsidesættelse gør, at der svigter en garanti for afgørelsens lovlighed og rigtighed, er det min opfattelse, at det sociale nævn har pligt til af egen drift at påse, om disse regler er overholdt i underinstansens behandling af en sag.”
Ankestyrelsen vil som klageinstans vurdere, om overtrædelsen skal medføre, at kommunens afgørelse f.eks. bliver ugyldig.
Vi vejleder om, at det som borger altid er en god idé at anføre, hvilke garantiforskrifter borgeren selv vurderer som tilsidesatte.

Afrunding
Garantiforskrifter skal overholdes af kommunerne. Hvis en kommune ikke overholder en garantiforskrift, er der tale om en væsentlig sagsbehandlingsfejl. Det medfører som udgangspunkt, at afgørelsen er ugyldig. Hvis fejlen ikke skal medføre ugyldighed, skal kommunen – og dermed ikke borgeren – kunne bevise, at den begåede fejl ikke har haft indflydelse på afgørelsens resultat.

Proportionalitetsprincippet 

Proportionalitetsprincippet kan populært udtrykkes ved, at man ikke skal skyde gråspurve med kanoner, når gråspurven kan klares med et lille gok i nøden.
Det indgreb, foranstaltning eller afgørelse som en myndighed udøver, skal stå i rimeligt forhold til det som ønskes opnået ved indgrebet, foranstaltningen eller afgørelsen. Myndigheden skal anvende det middel/metode, som er mindst indgribende for at opnå det ønsket formål.
Dette betyder dog ikke at en myndighed i en konkret sag må tage et særligt hensyn til en bestemt borger eller ligende, hvor myndigheden ikke kan være sikker på det ønskede resultat opnås.  Hvis to sager er ens skal de behandles ens. Usagligehensyn må ikke spille ind i valget af afgørelse eller foranstaltning.

Lighedsgrundsætningen

Lighedsgrundsætningen er et uskrevet princip, som sætter begrænsninger og rammer for myndigheders skøn i en sag. Lighedsprincippet betyder at to ens sager også skal bedømmes ens. Det betyder ikke at alle borgere, virksoheder osv. skal behandles ens. Er indholdet i sagerne  derimod ens, skal sagerne også behandles ens. 
Det afgørende er således om de forhold sagen omhandler er ens. Usaglige hensyn må ikke vægtes i skønnet. Det kunne f.eks. i en pensionsberegning være om en borger kommer fra Jylland eller Sjælland.

Endelighed og bestemthed

En afgørelse fra en myndighed skal have en vis form for endelighed og bestemthed for at være gyldig. Hvis en afgørelse ikke har endelighed og bestemthed, vil den være ugyldig.
Dette princip kommer af domstolspraksis.

En borger skal ud fra afgørelsen vide hvornår og hvordan, afgørelsen er efterfulgt. Myndigheden må ikke lave en afgørelse, som lader tvivl om hvornår en afgørelse er efterfulgt.

En myndighed må dog gerne lave en afgørelse som efterlader borgeren ‘spillerum’ til hvordan og med hvilke midler afgørelsen efterleves.  Det skal dog af afgørelsen fremgår tydeligt hvilke kriterier, som skal være overholdt for at afgørelsen er efterlevet.

Muligheds princippet

Det skal være muligt at efterleve en afgørelse eller påbud. Her er det ikke kun hvis det er fysisk umuligt at efterleve en afgørelse, men også hvis afgørelsen medfører unødigt meget besvær eller omkostninger (Faktisk umulighed).  Foruden dette må en afgørelse heller ikke påføre en borger en sanktion eller lignende, som indbær at borgeren ikke kan overholde afgørelsen uden at overtræde en anden lov eller regel (retlig umulighed).
En afgørelse som ikke over holder dette princip vil være ugyldig.

Et tænkt eksempel på faktisk umulighed.
En pensionist modtager en afgørelse om han/hun seneste dagen efter kl. 9 skal møde personligt et andet sted i landet for at dokumentere dette eller hint. Modtages dokumentationen ikke stoppes pensionen og stattes først op måneden efter dokumenterne er modtaget.

God forvaltningsskik

For at forklare hvad god forvaltningsskik er, har jeg valgt at lade den tidligere Ombudsmand forklare dette begreb lidt nærmere. 

Af Hans Gammeltoft-Hansen fhv. Folketingets Ombudsmand 

Alle de sager vi behandler hos Folketingets Ombudsmand, bliver bedømt efter regler. Det drejer sig først og fremmest om retsregler; det vil navnlig sige lovbestemmelser, administrative forskrifter og uskrevne retsgrundsætninger. Men ved siden af de egentlige retsregler findes der også et andet system af regler og principper som indgår i grundlaget for vurderingerne: god forvaltningsskik.

De normer og principper der udgør indholdet af god forvaltningsskik, kan være svære at få overblik over. De kan ikke slås op i lovtekster og bekendtgørelser. På nogle områder er de ganske vist omtalt i vejledninger og andre forskrifter, men anvisningerne har langtfra altid den samme håndfaste karakter som de egentlige retsregler. Nye udmøntninger af hvad der må anses for god forvaltningsskik, kan også dukke op, ikke mindst når ombudsmanden behandler konkrete sager.

Alt dette fremkalder hos mange sagsbehandlere og myndigheder en vis utryghed ved begrebet god forvaltningsskik. Man sidder tilbage med en følelse af at det ikke altid er muligt at gardere sig imod at komme til at overtræde reglerne og principperne om den gode forvaltningsskik.

Det er et problem, ikke blot for de pågældende forvaltningspersoner selv, men for hele forholdet mellem borger og forvaltning. God forvaltningsskik er nemlig – både historisk og aktuelt – et kernebegreb i vores forvaltningskultur; en krumtap i forvaltningens og borgernes omgang med hinanden.

Derfor er det også vigtigt at forstå hvad den gode forvaltningsskik egentlig er, og hvad den udspringer af; og dertil at have et vist overblik over hvad den går ud på. Kender man forvaltningsskikkens kilder, og véd man noget om hvor de løber hen, og hvad de dækker, skulle det også være nemmere at efterleve reglerne.

FORVALTNINGSSKIK BYGGER PÅ ETIK

Går man omkring 150 år tilbage, var der stort set kun god forvaltningsskik. Det var den der udgjorde grundlaget for forvaltningens omgang med borgerne. Efterhånden kom retsreglerne til. Den gode forvaltningsskik blev på særligt vigtige punkter omformet til retsgrundsætninger og lovregler. Men neden under hele det system af regler om sagsbehandlingen som vi kender i dag, ligger god forvaltningsskik stadig. Og dér hvor retsreglerne ikke slår til eller når ud, er det stadig den gode forvaltningsskik der kommer til syne og gælder.

Den gode forvaltningsskik udspringer af etikken. Det vil sige at god forvaltningsskik bygger på nogle grundlæggende værdiforestillinger i menneskesyn og samfundsopfattelse. Og den viser sig i form af en mangfoldighed af handleregler og adfærdsmønstre mellem mennesker og mellem grupper af mennesker.

Det forklarer også at god forvaltningsskik har en tendens til at omfatte såvel det største som det mindste. Det er god forvaltningsskik at respektere den borger hvis velfærd i større eller mindre omfang afhænger af ens afgørelse, som et selvstændigt og ligeværdigt væsen; det er den ”store” etik. Men det er også god forvaltningsskik at præsentere sig ved navn over for borgeren eller stemple navnet under sin svært læselige underskrift i brevet til borgeren; det er ”den lille etik”, også kaldet etikette.

OVERBLIK OG STRUKTUR

De eksisterende regler og principper for god forvaltningsskik er ikke nemme at få overblik over. Det er ikke ligetil at indse sammenhængen mellem at man som offentligt ansat ikke må udtrykke sig nedladende eller krænkende over for en borger; at man ikke må modtage gaver eller andre fordele af blot nogen værdi i forbindelse med sin embedsførelse; at man ikke må smøle med sagerne; at man skal huske i begrundelsen for sine afgørelser at kommentere de synspunkter borgeren har fremsat; at sagsakterne ikke må befinde sig i et uoverskueligt rod; at en myndighed i et eller andet omfang skal informere om f.eks. nye regler af betydning for borgerne; etc.

En vis struktur er nødvendig hvis man skal danne sig et overblik over dette tilsyneladende virvar af regler og anvisninger. Navnlig to opdelinger kan bidrage til at sortere i de mange regler.

Den første sondring går mellem de normer der knytter sig til de eksisterende retsregler, og dem som ikke har forbindelse med retsreglerne. I forvaltningslovens §§ 22-24 er der f.eks. regler om at man i et vist omfang skal begrunde forvaltningsafgørelser. Men uden for paragraffernes afgrænsede område er der situationer hvor det alligevel er god forvaltningsskik at give en begrundelse. Disse normer udgør altså en slags forlængelse af lovreglerne. Omvendt står f.eks. reglen om at tale og skrive høfligt til borgeren eller om at præsentere sig ved navn ikke i forbindelse med en forvaltningsretlig retsregel.

Den anden sondring drejer sig om hvorvidt en regel i den gode forvaltningsskik vedrører sagsbehandlingen i forhold til en bestemt borger, eller om den angår forvaltningens og de ansattes adfærd i bred almindelighed. De ovennævnte eksempler (udvidet begrundelsespligt, præsentation og høflig sprogbrug) knytter sig til den konkrete sagshåndtering. Omvendt er reglen om at man ikke må tage imod gaver eller andre økonomiske fordele, udtryk for en generel adfærdsnorm uden nødvendig tilknytning til konkret sagsbehandling.

Kombinerer man disse to sondringer, får man følgende fire kategorier:

Hver enkelt af de fire grupper A-D fremstår med en vis ydre lighed og indre sammenhæng. Dermed skulle selve indholdet af den gode forvaltningsskik blive noget nemmere at overskue og forstå.

FORVALTNINGSSKIK SOM EN FORLÆNGELSE AF RETSREGLERNE 

Som eksempel på gruppe A – god forvaltningsskik i forlængelse af retsregler og i forbindelse med en konkret sag – kan nævnes begrundelsespligt. Andre eksempler er partshøring og klagevejledning. Om begge dele findes der lovregler (først og fremmest forvaltningslovens §§ 19-21 og §§ 25-26). Men i visse situationer kan det følge af god forvaltningsskik at der skal partshøres eller gives klagevejledning også selv om det falder uden for de pågældende lovreglers område.

Hvis f.eks. en ansat hos en privat aktør bliver afskediget efter ønske fra den myndighed som har indgået aftale med den private aktør, så er det ikke en afskedigelsessag inden for det offentlige; og derfor gælder reglerne om partshøring i forvaltningslovens § 19 ikke. Men ikke desto mindre følger det af god forvaltningsskik at den ansatte alligevel bør partshøres i en sådan situation (Folketingets Ombudsmands beretning for 2009, sag nr. 1-1). Her skal det også oplyses hvilken afgørelse eller reaktion (om det f.eks. er afsked eller en advarsel) myndighederne har i tankerne, således at den pågældende kan tage det i betragtning i sit indlæg inden den endelige afgørelse træffes.

gruppe B ser vi stadig på god forvaltningsskik i forlængelse af retsregler – nu ikke i forhold til en konkret sag, men som generel adfærdsnorm. Her kan man nævne forbuddet mod at modtage gaver. Dette forbud kan selvfølgelig ses som en forlængelse af reglerne om at det er strafbart at tage imod bestikkelse; men det er også beslægtet med retsreglerne om inhabilitet.

De lovfæstede regler om inhabilitet er ikke blot etableret for at forebygge usaglige, og dermed forkerte, afgørelser. De har også det videre sigte at bidrage til at der er tillid til forvaltningens uafhængighed af uvedkommende interesser, til dens upartiskhed. Inhabilitetsreglerne forlænges her af normerne i den gode forvaltningsskik om at man som offentligt ansat ikke må modtage gaver fra borgerne. Gjorde man det, ville det svække tilliden til forvaltningens upartiskhed og, i værste fald, også påvirke afgørelsernes saglighed.

FORVALTNINGSSKIK UDEN FORBINDELSE TIL RETSREGLER

Retningslinjer om sagsbehandlingstiden er et vigtigt eksempel på gruppe C – god forvaltningsskik i behandlingen af borgernes konkrete sager, men normalt uden tilknytning til eksisterende retsregler.

Om sagsbehandlingstiden er for lang, afhænger af forskellige omstændigheder, først og fremmest sagens karakter. Normalt er der derfor ikke bestemte frister for hvor lang tid behandlingen af en sag må vare. Men principperne om god forvaltningsskik indeholder andre former for generelle anvisninger om sagsbehandlingstiden. En sag bør således ikke henligge urørt i lang tid uden nogen form for ekspeditioner. Hvis sagens behandling trækker ud, skal borgeren have besked om det og om grunden samt så vidt muligt om hvornår sagen kan være færdig. Rykkere fra borgeren skal besvares.

Et andet eksempel i denne gruppe er reglerne om at adfærden over for borgeren skal være høflig og hensynsfuld. Det gælder også tonen og stilen i de breve myndighederne skriver til borgerne. Det er nedladende og i strid med god forvaltningsskik f.eks. at skrive: ”Således foranlediget skal man herved søge at gøre det forståeligt for Dem (…) uden i øvrigt at vurdere Deres juridiske lægmandsbetragtninger nærmere, bemærkes det (…)” (Folketingets Ombudsmands beretning for 1990, s. 162). I øvrigt følger det af god forvaltningsskik at man ikke blot skal skrive høfligt og korrekt til borgerne, men at det også er forvaltningens pligt at bestræbe sig på at skrive i et enkelt og forståeligt sprog, så vidt muligt tilpasset adressatens forudsætninger.

Gruppe D omfatter de generelle regler og retningslinjer som er uden tilknytning til retsregler og uden direkte forbindelse til behandlingen af borgernes konkrete sager. Her finder man bl.a. retningslinjerne for hvordan de enkelte forvaltninger bør indrette sig for at være tilgængelige for borgernes henvendelser. Rimelige åbningstider for personlige eller telefoniske henvendelser, hensigtsmæssige informationstavler eller anden tilsvarende oplysning, fysiske forhold der tilgodeser den eventuelt påkrævede diskretion, er eksempler. De nærmere krav afhænger selvsagt af arten af den enkelte forvaltnings virksomhed samt af det omfang hvori den umiddelbart betjener borgerne. Også nogle rent ordensmæssige normer hører til i denne gruppe, som f.eks. at dokumenterne i en sag skal holdes samlet eller i hvert fald være placeret i den rette sammenhæng og kunne findes frem, eller at myndighedernes journalføring skal være korrekt og udtømmende.

SKIK OG BRUG

Det kan diskuteres om betegnelsen ”god forvaltningsskik” er særligt dækkende. ”Skik” henviser sædvanligvis til noget man plejer at gøre og har gjort gennem længere tid, en slags kutymer – det der er ”skik og brug”.

Ser man på udviklingen af god forvaltningsskik, må man indrømme at i ikke helt få tilfælde er reglerne blevet introduceret som noget man bør gøre, ikke noget som forvaltningen allerede gør. Alligevel kan det nok forsvares at bruge udtrykket ”skik”. Der er jo ikke tale om et mystisk og fra ganske almindelige adfærdsnormer løsrevet fænomen. Tværtimod afspejler størsteparten af den gode forvaltningsskik den almindelige opfattelse af hvad der er anstændigt, høfligt og rimeligt i mellemmenneskelig adfærd, tilsat almindelig sund fornuft og en vis portion ordenssans.

Ombudsmandens bestræbelser på at udvikle og håndhæve den gode forvaltningsskik består derfor i vidt omfang i at oversætte almindelig god opførsel til forvaltningens sagsbehandling og adfærd over for borgerne

Undersøgelsesprincippet (officialprincippet)
(Bygger ikke på en bestemt lov men på en uskreven retssædvane)
Forvaltninger er underlagt det såkaldte undersøgelsesprincip – som også kaldes officialprincippet. Det betyder, at De er ansvarlige for at få de nødvendige oplysninger fremskaffet, for at De kan træffe en så rigtig afgørelse som overhovedet mulig. Det er dem selv som afgør, hvornår de anser det foreliggende beslutningsgrundlag for tilstrækkeligt. Undersøgelsesprincippet betyder, at de ikke kan afvise en ansøgning, fordi der mangler bestemte, konkrete oplysninger – fx om karakteren af et partnerskab. I stedet skal de selv bede om de oplysninger, de mangler, for at kunne afgøre sagen. Oplysningerne skal fremsendes inden en rimelig frist, ellers kan ansøgningen afvises. Åbenlyst mangelfulde eller ugennemarbejdede ansøgninger vil kunne afvises, da selve evnen til at udforme, beskrive og gennemarbejde et projekt er en del af beviset på, at ansøgeren kan løfte opgaven og forvalte støttemidlerne ordentlig. Det samme gælder ansøgninger som falder klart uden for retningslinjerne og Civilsamfundsstrategiens principper.

Princippet om inhabilitet
(Forvaltningslovens kap. 2)
Forvaltningen skal være upartiske i behandlingen af ansøgninger. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. Man er bl.a. inhabil, hvis man selv eller ens nærmeste har personlige eller økonomiske interesser i sagen.
Notatpligten.
(Offentlighedslovens §6)
I sagsbehandling er forvaltninger forpligtet til at lave et skriftligt notat, hvis de mundtligt (telefon, møder etc.) eller på anden måde modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i forvejen fremgår af sagens dokumenter. Notatet skal indgå i sagen og er omfattet af aktindsigten.
Krav om partshøring
(Forvaltningslovens kap. 5)
Hvis forvaltningen får nye oplysninger i forbindelse med en ansøgning – fx et høringssvar fra en ambassade – som er ”til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse”, har ansøgeren ret til at kommentere det, inden vi træffer en afgørelse. Partshøringen foretages ved, at vi sender de pågældende oplysninger til ansøgeren, som skal svare skriftligt inden for en rimelig frist.
Afslag skal begrundes
(Forvaltningslovens kap. 6)
En afgørelse på en ansøgning skal begrundes skriftligt, med mindre ansøgningen godkendes uden forbehold. Begrundelsen skal henvise til de regler (typisk bestemte regler), afgørelsen er truffet efter. Hvis afgørelsen bygger på et skøn, skal der gøres rede for de hovedhensyn, som har været bestemmende for afgørelsen.
Ingen ’skøn under regel’.
(Bygger ikke på en bestemt lov men på en række domme mm.)
Forvaltningens retningslinjer indeholder mange regler, som skal fortolkes gennem et konkret skøn. I forbindelse med den faglige koordinering og den konkrete vurderingspraksis vil der opstå skrevne eller uskrevne interne regler og praksis. Det er med til at sikre en smidig sagsbehandling og en ensartet behandling af ansøgerne. Men de interne regler må aldrig blive så firkantede, at skønnet forsvinder. Der skal altid foretages et konkret skøn af enhver sag i forhold til Retningslinjerne. De interne regler er kun guidelines; der skal være plads til det atypiske.
Proportionalitetsgrundsætningen
(Bygger ikke på en bestemt lov men på en uskreven retssædvane)
Princippet er, at forvaltningen kun må pålægge ansøgerne noget, som står i et rimeligt forhold til sagen. Det betyder fx at krav til ansøgningers detaljeringsgrad, dokumentation osv. skal stå i forhold til det beløb, som bliver ansøgt om. Princippet gælder ikke den anden veje rundt: At forvaltningens administrative bryde skal stå i forhold til sagen. Men myndigheder, som har fri adgang til at afvise sager, har lov til at inddrage ressourcesynspunkter – fx ved behandling af åbenlyst mangelfulde ansøgninger.
Retten til aktindsigt.
Både den brede offentlighed og personer, som er parter i en sag, kan få indsigt i de dokumenter og registre, som forvaltningen fører:

Aktindsigt efter Offentlighedsloven (lovens kap. 2): Alle og enhver kan søge aktindsigt efter offentlighedsloven. Aktindsigten omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der er sendt til forvaltningen eller oprettet af forvaltningen selv som led i en sagsbehandling. Der er dog to vigtige undtagelser: Interne arbejdspapirer og oplysninger om rent private forhold. Interne arbejdspapirer er dog omfattet, hvis de indeholder faktuelle oplysninger af betydning for sagen, som ikke fremgår andre steder i sagen. Ansøgninger samt deres bilag er omfattet af aktindsigten, men forvaltningen skal sikre, at evt. personfølsomme oplysninger overstreges inden udleveringen.
Aktindsigt efter Forvaltningsloven (partsindsigt) (Lovens kap. 4): Hvis man er part i en sag, han man ret til indsigt i alle sagens agter. Det gælder også for forvaltningens interne arbejdspapirer og dokumenter, hvis de indeholder oplysninger eller vurderinger, som har betydning for sagen, og som ikke fremgår andre steder i sagen, eller hvis de er lavet som led i notatpligten.
Aktindsigt efter Persondataloven (Lovens §31): Personer har fuld aktindsigt i alle personoplysninger, som er registreret om dem i forvaltningens database. En forening har ikke ret til aktindsigt efter denne lov – kun fysiske personer.
Vejledningspligten.
(Forvaltningslovens §7)
Forvaltningen har pligt til at yde vejledning og bistand til personer og organisationer, der ansøger. Formålet med vejledningspligten er at sikre, at folk ikke lider tab på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser. Vejledningspligten indebærer at forvaltningen fx skal oplyse om, hvilke ansøgningsskemaer, der skal benyttes, tidsfrister, retningslinjer osv. Vejledningspligten betyder ikke, at forvaltningen har pligt til at rådgive folk om, hvordan de skal tilrettelægge deres “projekt” eller formulerer ansøgningen – det hører ind under service til borgeren.
Elektroniske oplysninger skal være relevante og korrekte
(Persondatalovens kap. 4)
Forvaltningen må kun indsamle og registrere oplysninger i databasen, som er relevante og tilstrækkelige, og som ikke omfatter mere, end hvad der kræves for at opfylde det formål, forvaltningen har med at registrere dem. Oplysningerne skal være korrekte og ajourførte, og forvaltningen skal have procedurer for at rette og slette forkerte oplysninger. Det sidste gælder også for forvaltningers hjemmesider.
Registrering af race, etnicitet mm.
(Persondatalovens §7)
Som udgangspunkt må forvaltninger ikke registrere oplysninger om personers racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. Men det er helt OK at kategorisere foreninger som fx ’Flygtninge/indvandrerorganisationer’ og ’Kirkelige/religiøst baserede organisationer’. Forvaltningen kan også notere i databasen, at en person er fra (fx partnerorganisationen i) et bestemt land, hvis det er relevant for vores sagsbehandling eller service til den pågældende borger.
Tavshedspligt
(Forvaltningslovens kap. 8 + Straffelovens §152)
Forvaltningen har tavshedspligt i forhold til enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold. Det gælder også oplysninger, som kan være til skade for fx en partnerorganisation i Syd, hvis de kommer åbent frem. Tavshedspligten gælder generelt i ethvert forhold, dog skal Forvaltningslovens §28 om videregivelse af oplysninger til en anden offentlig myndighed, medtages.
Straffeloven Se i øvrigt Databeskyttelsesloven